Τρόποι για καλύτερη επαγγελματική επικοινωνία

Το μεγαλύτερο πρόβλημα που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι σήμερα είναι η επικοινωνία μεταξύ τους, σε κάθε περιβάλλον (οικογενειακό, εργασιακό, φιλικό κ.λ.)
Χρειάζεται να αναπτύξουμε τεχνικές και συμπεριφορές επικοινωνίας που θα μας βοηθήσουν να έχουμε ποιο αρμόνικες σχέσεις.

Σημαντικό μέρος των προβλημάτων που ανακύπτουν κατά την παρουσίαση μιας επιχειρηματικής ιδέας οφείλεται στον δυσλειτουργικό τρόπο σκέψης των δυο πλευρών .

Το «Διάβασμα της Σκέψης» είναι μια παγίδα μέσα από την οποία οι αρνήσεις ή ανησυχίες του υποψηφίου ερμηνεύονται με καταδικαστικό και τελεσίδικο τρόπο. Αυτό που ουσιαστικά συμβαίνει είναι ότι πολλές φορές οι σύμβουλοι «διαβάζουν» την σκέψη του υποψηφίου και αποδίδουν το πρόβλημα και την παρεξήγηση που προκύπτει, όχι στην πραγματική αιτία της αντίρρησης ή της υπεκφυγής . Έτσι, καταλήγουν να παρερμηνεύουν την σκέψη του και να χάνουν το πραγματικό νόημα του ζητήματος που έχει προκύψει.

Σε πολλές περιπτώσεις τα μηνύματα είναι αντιφατικά και ασαφή, με αποτέλεσμα η αποκρυπτογράφηση τους να καθίσταται δύσκολη. Οι άνθρωποι συχνά τείνουν να ερμηνεύουν τα γεγονότα χρησιμοποιώντας το δικό τους σύστημα αποκωδικοποίησης, το οποίο μπορεί να επηρεάζεται από την διάθεση και τα συναισθήματα που τους διακατέχουν εκείνη την συγκεκριμένη στιγμή.

Αυτό συχνά επιτυγχάνεται και με τον αμυντικό μηχανισμό της Προβλητικής Ταύτισης κατά την οποία, αποδίδουμε κάποια συγκεκριμένα χαρακτηριστικά (τα οποία συνήθως είναι δικά μας) σε ένα άλλο πρόσωπο, και εντέλει το άλλο πρόσωπο αρχίζει να φέρεται όπως εμείς του έχουμε προσάψει ότι είναι.

Η αποκωδικοποίηση των πληροφοριών που δεχόμαστε από τους ανθρώπους γύρω μας συντελείται μέσα από τις πεποιθήσεις, τις αξίες και τους κανόνες που μας διέπουν. Όταν ένα γεγονός εγείρει σταθερά και με συνέπεια ένα ισχυρό προσωπικό νόημα, τότε αυτό γίνεται «σύμβολο».

Πολλές εντάσεις και συγκρούσεις ξεκινούν την αλυσιδωτή αντίδραση του διαβάσματος της σκέψης, την απόδοση συμβολικών νοημάτων και παρεξηγήσεων.

Τρόποι Λειτουργικής Επικοινωνίας

Σύμφωνα με την Satir (1995) υπάρχουν τρόποι όπου ο καθένας μας μπορεί να χρησιμοποιεί ώστε η επικοινωνία να γίνει πιο ουσιαστική. Πιο αναλυτικά, χρειάζεται:

•Η αναγνώριση των κανόνων επικοινωνίας και του τρόπου ζωής που έχουμε εσωτερικεύσει από την παιδική μας ηλικία και την πατρική οικογένεια. Αφού αναγνωρίσουμε όλα αυτά μπορούμε να αντικαταστήσουμε τους δυσλειτουργικούς και άκαμπτους κανόνες με ενδεικτικούς οδηγούς συμπεριφοράς.

•Η αναγνώριση και μετέπειτα η αποφυγή των λέξεων «ελατηρίων» (λέξεις που πυροδοτούν εντάσεις) που είναι ιδιαίτερα φορτισμένες συναισθηματικά από εμπειρίες και βιώματα του παρελθόντος.

•Η διάκριση μεταξύ των προσωπικών υποθέσεων ως προς το μήνυμα που εκλαμβάνουμε από τον άλλον και το πραγματικό περιεχόμενο τους.

•Η επίγνωση για την αρμονία ή την αντίφαση μεταξύ του λεκτικού και του μη λεκτικού μηνύματος που εκπέμπουμε.

•Η αξιοποίηση όλων των αισθήσεων κατά την διάρκεια της επικοινωνιακής συναλλαγής.

•Η προσεκτική χρήση ορισμένων λέξεων (λέξεις «κλειδιά») για την επικοινωνία, οι οποίες μπορεί να αποτελούν ευαίσθητο σημείο του άλλου ή να είναι πολύ φορτισμένες συναισθηματικά.

•Η αποφυγή του να μιλάμε από συνήθεια χωρίς να ακούμε τι λέμε και χωρίς να είναι σίγουρο ότι αυτό που λέμε το εννοούμε.

•Η προσπάθεια να μιλάμε αναλυτικά και επεξηγηματικά και όχι υπαινικτικά ή στενογραφικά, ώστε ο συνομιλητής να μπορέσει να αποκωδικοποιήσει και να κατανοήσει αυτό που εννοούμε, χωρίς περιθώρια παρερμηνείας.

Οι Κανόνες Διεξαγωγής της Συζήτησης

Οι κανόνες για πιο εποικοδομητικές και ευχάριστες συζητήσεις περιλαμβάνουν καταρχάς το συντονισμό στο «κανάλι» του υποψηφίου μας. Η ενεργητική ακρόαση, δηλαδή το να δείχνουμε ότι ακούμε τον υποψηφιο μας, η αποτελεσματική χρήση ερωτήσεων αλλά και η διπλωματία-διακριτικότητα είναι πολύ βοηθητικές στην αλληλεπίδραση και επικοινωνία.

Οι δύο πλευρές καλό είναι να προσπαθήσουν να υιοθετήσουν μία κοινή προσέγγιση στα θέματα που τίθενται υπό συζήτηση, ώστε να κατορθώσουν να έχουν μία ουσιαστική επαφή και να αποφύγουν τυχόν παρερμηνείες.

Για παράδειγμα, έχει συμβεί ένας υποψήφιος να έρθει στο ραντεβού και να έχει δημιουργηθεί πριν μια έντονη συναισθηματική κατάστασης στο γραφείο με το αφεντικό του και να θέλει να αποφορτιστεί εξιστορώντας την στάση του εργοδότη του στην δουλειά του και ο άλλος να του δίνει επικριτικές συμβουλές. Τότε ο πρώτος μπορεί να στενοχωρηθεί, θεωρώντας ότι δεν γίνεται κατανοητός.
Αντί να ερμηνεύσει αμέσως το κίνητρο του άλλου με απογοήτευση, θα μπορούσε να φανταστεί την τάση του για συμβουλές και να εκφράσει εκ των προτέρων τον λόγο για τον οποίο επιθυμεί να κάνει αυτή τη συζήτηση.
Π.χ. «Έχω πρόβλημα στη δουλειά και θα ήθελα να σου πω πως νιώθω γι’αυτό, αλλά σε παρακαλώ να μην συζητήσουμε τι προτείνεις πρακτικά εσύ να κάνω». Τέτοιου τύπου διευκρινήσεις αποτρέπουν από παρερμηνείες σχετικά με τις προθέσεις του άλλου.

Είναι επίσης σημαντικό, να είμαστε παρόντες και να ακούμε ουσιαστικά τον συνομιλητή μας. Η αμέτοχη ακρόαση εκλαμβάνεται ως αδιαφορία. Μπορούμε να δείξουμε το ενδιαφέρον και την προσοχή μας είτε με λεκτικούς είτε με μη λεκτικούς τρόπους. Οι λεκτικοί τρόποι περιλαμβάνουν την παράφραση των λεγόμενων του συνομιλητή και την αντανάκλαση των συναισθηματικών στοιχείων των εκφράσεων του. Οι μη λεκτικοί τρόποι περιλαμβάνουν χειρονομίες, εκφράσεις του προσώπου και την χρήση επιφωνημάτων τα οποία επικοινωνούν στον συνομιλητή μας ότι παρακολουθούμε τα λεγόμενα του.

Άλλος σημαντικός κανόνας είναι το να μην διακόπτουμε ο ένας τον άλλο. Πολλές φορές τείνουμε παρορμητικά να διακόπτουμε τον συνομιλητή μας, χωρίς να υπολογίζουμε ότι αυτή η συμπεριφορά μπορεί να ερμηνευθεί με αρνητικό τρόπο, π.χ. «Δεν με ακούει». Είναι καλό ο σύμβουλος να προσπαθεί να συγκρατείται και να μην εκφράζει τις απόψεις του πριν ο άλλος ολοκληρώσει αυτό που έχει να πει και να σταματήσει να μιλάει. Χρειάζεται βέβαια να έχουμε υπόψιν ότι οι διακοπές στην συζήτηση δεν είναι απαραίτητα ένδειξη αδιαφορίας ή εγωισμού, αλλά μπορεί απλά να προκύπτουν από το στυλ ομιλίας του άλλου.

Πολύ βοηθητική είναι και η χρήση των αποτελεσματικών ερωτήσεων. Οι κατάλληλες ερωτήσεις έχουν να κάνουν τόσο με το περιεχόμενο όσο και με το χρονισμό που εκφέρονται. Οι ερωτήσεις είναι καλό να διατυπώνονται με προσοχή ώστε να παροτρύνουν τον άλλο να μιλήσει και να προάγουν τη συζήτηση.
Οι ανοιχτές ερωτήσεις, δηλαδή όσες διατυπώνονται με «τι» και «πως» κλπ. αφήνουν περιθώρια για ανάπτυξη, αφού δεν απαντώνται μονολεκτικά, ενώ οι κλειστές ερωτήσεις, που απαιτούνται με ναι/όχι ή με λίγα λόγια, είναι καλό να χρησιμοποιούνται για διευκρινήσεις και λεπτομέρειες. Είναι καλό οι συνομιλητές να είναι προσεκτικοί με τη χρήση των ερωτήσεων που ξεκινούν με «γιατί», διότι μπορεί να θεωρηθεί ότι βάζουν τον ερωτώμενο στο στόχαστρο.

Σε αρκετές περιπτώσεις ένα κοινό και καθοριστικά δυσλειτουργικό χαρακτηριστικό είναι η σιωπή και η αποφυγή, όλων εκείνων που είναι αναγκαίο να επικοινωνηθούν. Είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι η σιωπή βραχυπρόθεσμα μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή εντάσεων, όμως μακροπρόθεσμα αποτελεί «αποθήκη» συσσωρευμένου θυμού και άλλων δύσκολων συναισθημάτων. Πολλές φορές λέμε ότι «και η μη επικοινωνία αποτελεί επικοινωνία». Σαφώς και η σιωπή υποδηλώνει κάτι τις περισσότερες φορές, και μάλλον εκείνο είναι που θα χρειαστεί να εξεταστεί. Και τελικά να ειπωθεί εκείνο που υπονοείται.

Όλες οι παραπάνω μέθοδοι μας βοηθούν στο να μπορέσουμε να εκφραστούμε με σαφήνεια, και κυρίως μας ωθούν σε έναν ώριμο τρόπο επικοινωνίας που με τη σειρά του, οδηγεί σε μία πιο ουσιαστική και ειλικρινή σχέση με τον υποψήφιο συνεργάτη.

Βιβλιογραφία


Gottman, J.; Silver, N. (1999). The Seven Principles for Making Marriage Work. Crown Publishers imprint – Three Rivers Press.



Πηγή .Winners Group